Prikkelende gesprekken

Zet twee communicatieprofessionals tien minuten tegenover elkaar. Leg hen een pittige stelling voor over de relatie tussen uitvoeringsorganisatie en kerndepartement. Het resultaat: een prikkelend tweegesprek.

stelling.png
‘Nu de communicatieprofessional steeds meer coacht en faciliteert is de directie communicatie overbodig’
_O2A8789.JPG

Koen Geijzers, Belastingdienst
Miriam Adriaanse, Centrum voor Criminaliteitspreventie en Veiligheid

Nee, de directie communicatie is zeker niet overbodig in de toekomst, vinden Miriam Adriaanse en Koen Geijzers. Samenwerking is het toverwoord, met respect voor elkaars belangen. Over allianties smeden en het belang van doelgroepenanalyses.

Koen Geijzers: “De communicatie bij de Belastingdienst is de laatste tijd flink in beweging.”

Miriam Adriaanse: “Er wordt bij jullie toch steeds meer gecentraliseerd?”

Geijzer: “Ja, langzaam maar zeker komt er een duidelijke lijn in. De Belastingtelefoon heeft daar het voortouw in genomen. Waar wordt veel over gebeld? Welke wetgeving komt eraan? Al die informatie komt tegenwoordig op een plek bij elkaar. ”


‘De directie communicatie moet regisseren daar
waar het politiek gevoelig is.’


Adriaanse: “In hoeverre werken jullie dan samen met beleidsmakers? Ik ben er namelijk voor om steeds samen een plan te maken. Wat is er aan de hand? Wat gaat de doelgroep tot het door ons gewenste gedrag brengen? Andersom kan je elkaar dan ook een spiegel voorhouden. Zo van: Als we dit doen, dan heeft het dat effect.”

Geijzer: “Eens. En ik ben het dus niet met de stelling eens dat de directie communicatie niet meer nodig is. De directie communicatie moet regisseren daar waar het politiek gevoelig is. Aan de andere kant zijn er de professionals op de werkvloer, die aan den lijve ervaren wat werkt en wat niet werkt. Samen vormen zij een goed team.”


‘Faciliteren en samenwerken, daar komt het op neer.
Met respect voor elkaars belangen.’


Adriaanse: “Faciliteren en samenwerken, daar komt het op neer. Met respect voor elkaars belangen. Ik faciliteer bijvoorbeeld bijeenkomsten over doelgroepenanalyse. Als je namelijk weet wat doelgroepen beweegt, dan weet je wat je moet doen. Zo kan je elkaar versterken.”

Geijzer: “Het is dus een kwestie van samen zoeken, de juiste balans vinden.”

Adriaanse: “En een gezamenlijke sense of urgency vinden en daar vervolgens afspraken over maken. Allianties smeden, met de gezamenlijke opgave als uitgangspunt.”

stelling.png
‘Als uitvoeringsorganisatie praat je niet namens de minister, maar laat je een eigen geluid horen’
_O2A8764.JPG

Bart van Overbeek, Belastingdienst
Tessa van Leeuwen, Nederlandse Organisatie voor Wetenschappelijk Onderzoek (NWO)

Spreek je uit een mond, of volstaat het als je de uitvoeringspraktijk in een context plaatst? En in hoeverre moet je laten zien dat jouw uitvoeringsorganisatie verantwoordelijkheid draagt? Bart van Overbeek en Tessa van Leeuwen zijn het niet helemaal met elkaar eens.

Bart van Overbeek: “Als er iets mis gaat in de uitvoering, wordt Eric Wiebes daarop aangesproken. Dat besef is er bij ons altijd.”

Tessa van Leeuwen: “Waarschijnlijk is dat het verschil tussen een ZBO en een uitvoeringsorganisatie. Wij zijn verantwoordelijk voor de verdeling van subsidies voor wetenschappers. Ons belangrijkste doel is dat we goed moeten uitleggen hoe dat besteed wordt. Aan het ministerie leggen we enkel verantwoording af.”


‘Ik vind het wel belangrijk dat je aan
je burgers je politieke boodschap uitlegt.’


Van Overbeek: “Op dit moment houd ik me vooral bezig met de wet DBA, de nieuwe overeenkomsten tussen werkgevers en zzp’ers. Een lastig dossier. Communicatie schrijft hiervoor een plan en stemt dat af met de staatssecretaris. Maar er spelen veel verschillende belangen, en er is grote politieke druk.”

Van Leeuwen: “Ik vind het wel belangrijk dat je aan je burgers je politieke boodschap uitlegt, met welke krachten je te maken hebt. Die verantwoordelijkheid moet je nemen.”

Van Overbeek: “Waarom?”

Van Leeuwen: “Nou, wij hebben bijvoorbeeld ook te maken met druk van buitenaf, bijvoorbeeld van wetenschappers die het niet met de regelgeving eens zijn. Wij kunnen niet ageren tegen de minister, maar we kunnen bepaalde keuzes wel aan wetenschappers uitleggen.”


‘Wij kunnen niet ageren tegen de minister,
maar we kunnen bepaalde keuzes wel aan wetenschappers uitleggen.’


Van Overbeek: “Als wij aan de burger vertellen dat wij dat ook niet zelf beslissen, worden ze alleen maar bozer. Wij vormen in hun ogen samen met het departement één overheid. We moeten dus wel uit één mond spreken.”

Van Leeuwen: “Je kunt het toch in een context plaatsen?”

Van Overbeek: “Natuurlijk is het wel eens lastig om elk politiek besluit goed uit te leggen, maar het moet nooit lijken alsof je zelf geen verantwoordelijkheid neemt.”

Van Leeuwen: “Dat snap ik, maar ik geloof ook in de manier waarop je het presenteert.”

stelling.png
Communicatie over een politiek gevoelig uitvoeringsprobleem moet door de uitvoeringsorganisatie zelf worden gedaan (en niet door het departement)
_O2A8702.JPG

Jenneke Desain, ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap
Tea Jonkman, Dienst Uitvoering Onderwijs (DUO)

De uitvoeringsorganisatie heeft de inhoudelijke kennis, de politieke verantwoordelijkheden liggen op het departement. Dus wie voert het woord? Informeren en samenwerken zijn toverwoorden bij politiek gecompliceerde zaken.

Jenneke Desain: “Eigenlijk ben ik het gewoon eens met de stelling. Bij DUO weten ze wat er gebeurt in de uitvoering. Dus als er iets fout gaat kunnen ze daar het beste vertellen wat er mis gaat.”

Tea Jonkman: “DUO was tot zeven jaar geleden een zelfstandig bestuursorgaan (ZBO). Toen hadden we meer vrijheid. Maar de minister bleef verantwoordelijk. Als uitvoeringsorganisatie zitten we nu weer dichter tegen het ministerie aan. We moeten communicatie afstemmen.”


‘We hebben een afspraak: bij twijfel niet inhalen.’


Desain: “Waar ik verdrietig van word, is een uitvoeringsorganisatie die over gevoelige onderwerpen gaat communiceren zonder dat ik dat weet.”

Jonkman: “Uitvoeringsorganisaties en het departement moeten elkaar op de hoogte houden. Toen we geen ZBO meer waren, en weer bij het ministerie hoorden, was dat wennen. Je moet elkaar weer even leren kennen. Het werk wordt weer politieker.”

Desain: “Dat is een kwestie van organiseren. We hebben korte lijnen. Groningen – waar DUO is gevestigd – is niet zo ver weg van Den Haag. We hebben een afspraak: bij twijfel niet inhalen. Als je niet zeker weet hoe gevoelig een onderwerp kan worden pak je de telefoon of ga je even bij elkaar zitten om te overleggen.”

Jonkman: “Als woordvoerder bij een uitvoeringsorganisatie moet je je bewust zijn van je rol. En de rol van de ander kennen. Bij de invoering van een nieuw studiefinancieringssysteem – veel weerstand, technisch gecompliceerd - werkte er iemand van DUO op het departement. Dat hebben we samen gedaan.”


‘Maar zodra het om vragen aan de minister gaat,
wordt het een zaak van het departement.’


Desain: “Uitvoeringsorganisaties kunnen heel veel zelf. Alle voorlichting naar studenten doet DUO. Woordvoering over uitvoering doet DUO zelf. De communicatieafdeling zit in de haarvaten van de organisatie, kent de cijfers en weet die te duiden. Dat kunnen wij nooit op het departement. Dat geldt ook voor bijvoorbeeld de Inspectie voor het Onderwijs, de Rijksdienst Cultureel Erfgoed.”

Jonkman: “We hebben een zelfstandige verantwoordelijkheid, maar gaan elkaar niet overvallen.”

Desain: “Maar zodra het om vragen aan de minister gaat, wordt het een zaak van het departement. Dat is een harde grens.”

Prijs je Rijk | Academie voor Overheidscommunicatie | 1 december 2016