Elke stap die je tijdens crisisbestrijding zet, heeft gevolgen voor de nafase. Hoe ga je hier als gemeente, verantwoordelijk voor de nafase op een goede manier mee om? Tien tips van Johannink en Seugling:
Wees voorbereid op verschillende perspectieven. Leer daarom vanuit meerdere invalshoeken te kijken. Verplaats je in de bestuurder maar ook in de bewoner en de ondernemer. Handel daarbij altijd ANNA (Altijd Nagaan Nooit Aannemen) en NIVEA (Niet Invullen Voor Een Ander).
Let op wie wat gaan onderzoeken na een gebeurtenis (en hoe je dit managed).
Houd altijd rekening met politieke drukte na of soms al tijdens een gebeurtenis (en wat dit betekent voor het vertrouwen in de overheid).
Wees je bewust van je woordkeuzes in de communicatie (om extra onrust te voorkomen). Zeg je als burgemeester ‘Dit is een ramp’, dan heb je al snel de poppen aan het dansen. Pas dus op dat je niet je eigen onrust communiceert en organiseert.
Wie bepaalt die betaalt (vaak), dus let op wat de kosten zijn van jouw besluiten. En vraag je dus ook altijd ook af of er een alternatief mogelijk is.
Vergeet niet om burgers vroegtijdig mee te laten doen en denken in de nafase. Zij staan vaak klaar om bijstand te verlenen. Gebruik hun creativiteit en potentie, benut de zelfredzaamheid en stel vast wat er echt nodig is. Stap niet in iets waar je eigenlijk niets te zoeken hebt. Laat het over aan samenleving waar dat kan. Dat is ook goed voor het saamhorigheidsgevoel.
Gebruik je gezond boerenverstand en probeer zoveel mogelijk feitelijke informatie te verzamelen om te bepalen of maatregelen het gewenste effect hebben op de oorzaak en de gevolgen. En houdt rekening met eventuele ongewenste neveneffecten van de maatregelen.
Vraag je altijd af: Ben ik hier wel van? Heb ik hier een rol in? We maken convenanten aan de voorkant. Daar moet eigenlijk standaard een onderdeel crisis- en risicocommunicatie in worden opgenomen. Wie is waarvoor verantwoordelijk? Dat van tevoren vastleggen voorkomt veel onduidelijkheid.
Ken je eigen rol, taak en verantwoordelijkheden, maar ook de bevoegdheden van een ander. Raadpleeg daarvoor indien nodig bestuurlijke netwerkkaarten van Info.veiligheid.nl
Ten slotte nog een relativering, die tevens als waarschuwing dient. Want hoe goed je jouw nafase ook voorbereidt, een ding weet je zeker: er gaat altijd wel iets mis. Probeer dus altijd in te schatten wat dat zou kunnen zijn.
Meer weten? Klik: deze link
In dit korte filmfragment zet Eric Seugling zijn belangrijkste tips nog eens op een rijtje:
“We weten natuurlijk best dat beslissingen die er in het CoPI genomen worden gevolgen kunnen hebben voor de nafase. Maar tegelijkertijd willen de incidentbestrijders daar niet over nadenken zolang de crisis nog niet voorbij is. Eerst moet die fik uit. En als je dan iets doet wat later mogelijke vervelende consequenties heeft, dan moet dat maar. Hoe we dat anders kunnen doen? Toch aan het CoPI meegeven: let op welke keuzes die je maakt consequenties hebben voor de nafase. Daar begint het mee.”
Handig hulpmiddel is een kaart om vanuit de operatie een goede overdracht richting nafase te bewerkstellingen. Die overdracht is immers de verantwoordelijkheid van de OvD-Bz’ers. Maar die hebben het lang niet altijd gemakkelijk. Zíj worden straks immers aangekeken op toezeggingen die al in de warme fase zijn gedaan. ‘Al het asbest moet weg!’ Nee, dat hoeft helemaal niet, is ook veel te duur. ‘We moeten iedereen straks opvangen!’ Hoe dan?
OvD-Bz’ers moeten zich bewust zijn van iedere uitspraak en belofte die de gemeente doet. Én zich al in het CoPI afvragen wie meer van een bepaald onderwerp afweet. De Bas: “Schakel tijdig de juiste specialisten in. En noteer alle wie’s, waarvoors en wanneers. Want naderhand weet niemand meer dat ‘Pietje van het waterschap’ zich woensdag om 16.15 uur meldde op de plek des onheils.”
Denk hieraan, denk daaraan: het staat allemaal op de kaart die De Bas en Barret daarvoor adviseren. Met op de Y-as de procestaken van de verschillende crisisbeheersingspartners. Op de X-as de mogelijke rol van Bz. En daarnaast aandachtspunten die helpen het overdrachtsformulier te kunnen vullen.
Bij een ‘grootschalige redding’ bijvoorbeeld: is de hulpverlening naar tevredenheid verlopen? En: hoe zelfredzaam hebben burgers zich getoond? De antwoorden bepalen in de nafase de aard van de communicatie, aan welke politiek bestuurlijke aspecten gedacht moet worden, en wat eventueel aan aanvullend onderzoek nodig is.
Moet je je daar als OvD-Bz’er dan helemaal in je eentje om bekommeren? Zeker niet. Maar de ondersteunende diensten stappen vaak direct weer uit het CoPI, zodra de klus geklaard is. Barrett en De Bas: “Beleg daarom een laatste gesprek dat alleen over de nafase gaat. Leg uit wat je wilt. En gebruik de kaart om zo concreet mogelijke vragen te stellen.” Kan het zo makkelijk zijn?
“V&R geeft dezelfde soort trainingen als zij doen. We komen elkaar ook voortdurend tegen. Ik heb tijdens de workshop drie pagina’s mee zitten schrijven. Net als wij, houden ook zij zich bezig met het ontwikkelen van tools om theorie en praktijk te verbinden. Deze kaart vind ik een hele mooie. Er worden op een hele praktische manier dwarsverbanden gelegd. Dus als je vraagt, wat neem je van deze dag mee, dan is dit het meest tastbare.”
Volgens Sardemann zijn er vier basisbehoeften van slachtoffers in de nafase van een ramp. Namelijk: praktische hulp, informatie, erkenning en (financiële) genoegdoening. Sardemann: “De behoefte aan informatie blijkt het meest belangrijk. Informatie over de gebeurtenis, de stand van zaken en het lot van dierbaren.”
Ervoer Piet Ploeg dat ook zo? Hij was jarenlang wethouder en kende het bestuurlijke perspectief als geen ander. Toch veranderde zijn kijk hierop nadat hij zijn broer met zijn gezin verloor bij de vliegramp met de MH17. Wat zijn zijn ervaringen en adviezen?
“Je hebt als nabestaande behoefte aan adequate informatie. En snel. Je wilt precies weten wat er is gebeurd. Crisisorganisaties willen dat ook verschaffen, maar zijn vooral bezig met protocollen. Er moet informatie verzameld worden, terwijl die nog maar sporadisch aanwezig is. Bestuurders worden erop gewezen: ‘Als je dit zegt, zijn dat de consequenties’. Politiek is aan handen en voeten gebonden, terwijl de slachtoffers snel informatie willen. Dat schuurt.”
“Het identificatieproces heeft lang geduurd. Dat begrijpen we, maar het is erg zwaar voor nabestaanden. Zeg niet: ‘Er valt niets te melden, dus ik zeg niets’. Neem mensen mee in het proces en leg uit waarom je niets kunt zeggen. Een kort telefoontje kan al voldoende zijn.”
“Het strafrechtelijk onderzoek was juridisch heel ingewikkeld, maar nabestaanden wilden het wel weten. Er trad regelmatig vervuiling op in de informatievoorziening, soms met een nuanceverschil, maar toch. Zorg dus voor consistente informatie.”
“Het betrekken van deskundigen heeft gevolgen voor de informatievoorziening. Het houdt de wond open. Denk aan een lid van het identificatieteam dat het in een interview heeft over ‘mooie stoffelijke overschotten’. Experts moeten niet enkel vanuit hun vakgebied praten, maar beseffen wat hun woorden bij de nabestaanden teweegbrengen.”
“Dit was een landelijke ramp, maar zeg als lokaal bestuur niet dat het jouw ramp niet is. Jouw inwoners zijn er ook bij betrokken. Nabestaanden binnen één familie moeten allemaal op dezelfde manier worden behandeld, ook al wonen ze in een andere gemeente.”
Slachtofferhulp pleit voor een éénloketfunctie bij een ramp of crisis, waar informatie te vinden is van betrokken organisaties, zoals de incidentgemeente, politie/LTFO, Openbaar Ministerie, GGD, Onderzoeksraad voor veiligheid en Slachtofferhulp Nederland. Dat kan fysiek, maar ook een online platform kan een belangrijk hulpmiddel zijn voor een zorgvuldige en goede informatievoorziening. Sardemann: “Bij de MH17 is er een online platform in het leven geroepen met 650 accounts, 44.000 sessies, 370.000 pageviews, en 245 nieuwsbrieven. Een forum opstarten is niet ingewikkeld; Slachtofferhulp Nederland is altijd bereid om gemeenten hierbij te ondersteunen."
Soms staan de onderzoeksteams al voor de deur als de crisis nog volop gaande is. Bos: “Vraag op zo’n moment om een paar dagen respijt. In die tijd kun je veel doen. Neem in ieder geval de regie. Zorg voor een contactpersoon zodat onderzoekers niet in je organisatie gaan zwerven en maak deze persoon ook intern zichtbaar. Selecteer verder wie binnen de organisatie bevraagd kunnen worden en schat de verschillende scenario’s en onderzoeksvragen alvast in. Verzamel ook de benodigde documenten.”
Bos geeft aan dat de impact op je medewerkers best pittig kan zijn. “Mensen vinden zo’n onderzoek spannend, bereid ze dus goed voor. Dit kun je in een gezamenlijk overleg doen: waarom is dit onderzoek, welke vragen kunnen ze verwachten? Daarnaast is het belangrijk dat mensen in hun gesprekken met de onderzoeksinstituten uitgebreid uitleggen wat hun werk inhoudt en in welke context ze werken. Dit geeft houvast en duiding aan de onderzoekers. Geef medewerkers daarnaast de verantwoordelijkheid om het verslag van hun gesprek te checken op feitelijke onjuistheden. Dit voorkomt ruis achteraf en geeft controle."
Volgens Bos is het belangrijk om in het onderzoekstraject zuiver en transparant te zijn. “Zet dus ook die kritische personen op je lijst van te bevragen personen, wees daar niet bang voor. Anders wordt je later verweten dat je het onderzoek hebt willen beïnvloeden. En je wilt geen weerstand oproepen bij een onderzoeker. Chagrijnige onderzoekers schrijven namelijk nooit fijne rapporten. Andersom mag je ook transparantie van het onderzoeksinstituut verwachten. Vraag of je op het concept-onderzoeksverslag mag reageren. Bij de Onderzoeksraad zijn ze heel transparant: daar wordt bijvoorbeeld in een bijlage uitgelegd welke opmerkingen niet zijn verwerkt en waarom. Dat zouden meer onderzoeksinstituten moeten doen.”In dit filmfragment bonusinformatie van Jan Bos:
“Wat me vooral opvalt is dat er zo ontzettend veel verschillende professies vanuit vele organisaties betrokken zijn bij de nafase. Uiteindelijk heb je allemaal hetzelfde doel, maar de insteek is anders. Het mooie is dat iedereen zijn eigen rol neemt. Ik zeg altijd dat er vooral een flinke dosis gezond verstand nodig is bij dit soort trajecten, maar ik heb vandaag door de input van vele anderen ook weer de nodige kennis opgedaan. Ik kan morgen het hoofdstuk onderzoek in ons Plan van Aanpak veel beter invullen.”
Wat? “We wisten al snel dat bij zo’n gevoelige zaak de trekker van de nafase niet uit de mensen uit de acute fase moest komen. Dat moest iemand zijn die aangestuurd zou worden door de gemeentesecretaris. Er was hier wel heel veel interactie tussen de acute fase en de nafase. De verantwoordelijke voor de nafase is zelfs de communicatie met de ouders gaan organiseren. Dat kwam ons eigenlijk prima uit.”
Aanpak: “We hadden wel protocollen, maar waar nodig schuif je protocollen terzijde wanneer ze je meer hinderen dan helpen. Net zo belangrijk zijn boerenverstand en ervaring.”
Advies: “Mensen die verantwoordelijk zijn voor de nafase moeten gevoel voor urgentie en feeling met de lijnorganisatie hebben. Aan de voorkant moeten ze zich al afvragen: ‘Wat is onze opdracht? Wat zijn de doelen en wat is de termijn?”
Wat? “Je ziet crises zich in steeds andere vormen aandienen. We kenden binnen een uur de moordenaar van Van Gogh, dus eigenlijk was het juridisch snel opgelost. Maar het werd de grootste maatschappelijke crisis in Amsterdam. De nafase begon op het moment dat in ‘de Bunker’, het crisiscentrum, werd gezegd: ‘We zullen structureel iets moeten doen aan de spanningen in de stad’.”
Aanpak: “Op de eerste dag zei ik al tegen burgemeester Cohen: ‘Dit is een crisis die niet bestreden moet worden met ME-linies, maar met bestuurlijke linies. we gaan dit niet oplossen met de inzet van de ME. Daarom moeten we twee keer per dag een verslag hebben van de polsslag van de samenleving’. We zijn met de burgers gaan praten. Wat gebeurt er in kantines, zwembaden, scholen, kroegen etc.? We hebben dagenlang deze informatiestroom gecoördineerd. Het is het Draaiboek Vrede gaan heten. Ik ben er buitengewoon trots op dat dit is gelukt.”
Advies: “Alles wat bestuurlijk is, moet de straat op. Ga met je burgers praten. Maak ze helder dat je er bent. Zolang je praat, vecht je niet. Deze manier kon je in geen enkel protocol terugvinden. In de nafase moet je creatief zijn.”
Wat: “Na de Bijlmerramp bleek dat er ook veel illegalen woonden in de getroffen flats. Die kregen tot zaterdag de tijd om zich te melden bij het bevolkingsregister, zodat ze gelegaliseerd konden worden. De directeur had besloten om dit te verlengen tot maandag. In die paar dagen kwamen hordes illegalen uit andere landen zich hier melden. Hierdoor keerde de publieke opinie.”
Aanpak: “Ik geloof heilig in de bestuurlijke en niet in de operationele dominantie. Het bevolkingsregister had niet zelfstandig dit besluit mogen nemen.”
Advies: “Mijn ervaring is dat je bestuurlijk breder denkt dat de operationele diensten. Ik heb een groot respect voor deze diensten, maar er zit een beperkte manier van kijken in.”"Zet de eerste stap en de rest volgt vaak vanzelf." Aldus het advies van Maureen Sarucco in dit filmfragment:
“Het verhaal van Maureen Sarucco geeft mij heel veel energie. Als kleinere gemeente kunnen wij veel van de ervaringen in Amsterdam leren, vooral over hoe je nu kennis organiseert in je stad. Hiermee zijn we in Enschede ook wel bezig, er is namelijk best wat onvrede in onze stad. We zetten bijvoorbeeld stadsdeelmanagers in, maar het blijft lastig die kennis te vergaren. Wie laat je bijvoorbeeld met wie contact leggen in je stad? Wat betekent dat voor je reguliere werk? Hoe kun je crises voorkomen? Ik ga nog maar eens met Maureen koffie drinken…”
We zien een bloemenzee op Schiphol. Een zonnig weiland in Oekraïne. Met een bizarre combinatie van donkere zakken, knuffels en stukken aluminium. Bekende beelden, sinds 17 juli 2014. Maar toch ook niet. Want ze zijn gemaakt door de politie en het ministerie van Defensie. En niet voor externe publicatie bestemd.
Majoor b.d. Geert Luijten en majoor Henk Lourens nemen ons in vogelvlucht mee door de nafase van MH17. Feitelijk was al hun werk nazorg. Luijten coördineerde alle niet-forensische werkzaamheden ter plekke, vanaf het moment dat de koeltreinen met stoffelijke resten in Charkov arriveerde tot en met het vertrek van de lijkkisten naar Nederland. Lourens was nauw betrokken bij de identificatie van de slachtoffers in de Korporaal van Oudheusdenkazerne in Hilversum.
Ze staan stil bij het werk van de lokale bevolking in Oekraïne. Gewone mensen borgen de meeste slachtoffers, met heel veel piëteit. Lokale bestuurders openden een al gesloten ijsfabriek om lichamen te kunnen koelen. Psychologen werden ingevlogen om militairen en agenten bij te staan (Geert Luijten: “Ik had een arts verantwoordelijk gemaakt die zó kon zien of iemand even apart genomen moest worden”).
Dan het identificatieproces zelf. Respect, daar draaide alles om. Ook voor de professionals. 500 specialisten uit tien landen moesten zich in de Korporaal van Oudheusdenkazerne op hun gemak voelen. En familierechercheurs bezochten nabestaanden. Om DNA-materiaal te verzamelen maar ook om warme contacten met partners, ouders, kinderen en andere familieleden aan te gaan. Naderhand bleek hoezeer deze dat gewaardeerd hadden.
Dat heeft alles te maken met zorgvuldigheid, een strakke planning, en een even groot anticipatie- als inlevingsvermogen. “Want nazorg”, geven beide majoors wellicht ten overvloede mee, “begint al tijdens het incident.”
“Nou ja, volgend jaar ben ik hoofd. Het wordt me steeds duidelijker hoe belangrijk de menselijke kant bij een ramp of crisis is. Natuurlijk komt die ook in trainingen aan de orde maar vandaag worden we toch meer met de neus op de feiten gedrukt. Die beelden van zojuist, ik zie mezelf weer voor de tv zitten in die julimaand. Het is je werk, maar het raakt je echt.” (Henk Lourens verlaat het zaaltje, hoort Cees’ woorden en voegt toe: ”En altijd op het moment dat je het niet verwacht.”)
Om misverstanden te voorkomen: natuurlijk wordt ‘een fatsoenlijke schadevergoeding’ door slachtoffers van crises en rampen belangrijk gevonden. “Maar die doelstelling staat zelden bovenaan het rijtje wensen en verlangens”, stelt Akkermans op basis van diverse onderzoeken vast. “Daaruit blijkt namelijk dat zij veel vaker niet-financiële verwachtingen hebben. Zo willen zij bijvoorbeeld opheldering over de gang van zaken, erkenning van de dader dat hij verantwoordelijk is voor zijn daden en liefst ook verontschuldigingen. Ook vindt een slachtoffer het belangrijk dat er consequenties volgen, dat de dader een tip op de vingers krijgt en dat er maatregelen komen om herhaling te voorkomen.”
Reacties vanuit de samenleving, bijvoorbeeld van de media en van opdringerige advocaten, sturen slachtoffers vaak al heel snel in de richting van ‘claims’. “Maar hoewel dit niet is wat slachtoffers willen, gaan zij er geleidelijk wel zelf in geloven. Zo kan schadevergoeding uitgroeien tot een kapstok voor allerlei ongenoegens”, stelt Akkermans
Bovendien leiden die claims vervolgens nogal eens tot teleurstellingen. Akkermans: “Allereerst omdat het Nederlandse recht daarin nogal terughoudend is. Maar ook omdat de daadwerkelijke uitbetaling vaak om uiteenlopende redenen tegenvalt.” Met als risico dat het streven naar schadevergoeding de schade juist verergert.
Volgens Akkermans is daar wel iets aan te doen. “Zo is het bijvoorbeeld niet verstandig om verwachtingen over schadevergoedingen aan te wakkeren. Beter is het slachtoffers richting andere remedies te helpen, zoals de eigen particuliere schadeverzekeringen of naar Slachtofferhulp Nederland.” Ook is het zinvol slachtoffers erop te wijzen dat zij tijd genoeg hebben om een schadevergoeding te eisen. Akkermans: “Dat kan tot vijf jaar na een incident. Dat geeft hen echt genoeg ruimte om eerst prioriteit aan andere zaken te geven.”In dit korte filmfragment legt Arno Akkermans nog eens uit hoe schadevergoeding een stoorzender kan worden: