Prikkelende tweegesprekken

Zet twee professionals die elkaar niet kennen tien minuten tegenover elkaar. Leg hen een pittige stelling voor, over de preparatie van de nafase. Het resultaat: een prikkelend tweegesprek.

‘Goed dat er af en toe iets gebeurt’

Sylvia Cats, OvD-Bz, gemeente Korendijk
Björn Bauwens, coördinator nafase, gemeente Noordwijkerhout

Er is te weinig ketenbesef. Dat is de stelling waarover Sylvia Cats en Björn Bauwens in discussie gaan. Ze zijn het er al snel over eens dat op papier iedereen precies weet wat de ander doet of moet doen. Maar in de praktijk…

8_tweegesprek1.JPG

Sylvia Cats: “In onze gemeente is 30 uur per jaar gereserveerd voor crisistraining- en opleiding. We hebben er niet altijd zin in, maar als je eenmaal bezig bent, vinden de meesten het toch wel leuk.”

Björn Bauwens: “Zo, 30 uur? Dat is bij ons denk ik veel minder.”

Sylvia: “De gemeentesecretaris heeft het vastgesteld.”

Björn: “Dus het is geborgd, dat scheelt. Als je niet veel traint, krijg je toch geen routine. Veranderingen in het protocol worden wel gecommuniceerd maar niet snel opgepakt. Dus wat die stelling betreft: in de praktijk is vaak niet bekend waar andere partijen in welke fase mee bezig zijn, dat klopt wel.”


‘In onze gemeente is 30 uur per jaar
gereserveerd voor crisistraining- en opleiding.’


Sylvia: “Dat geldt ook tussen de regio’s onderling. Weet je nog, die brand in Moerdijk? Was niet in onze regio, maar er kwam hier wel roet neer. De speeltuinen moesten dicht, de spruiten werden doorgedraaid. Het was de aanleiding tot GRIP 5.”

Björn: “Een incident is vaak de katalysator om procedures in de samenwerking aan te passen. Gebeurde bij ons ook na een brand op een benzinestation.”


‘Een incident is vaak de katalysator
om procedures in de samenwerking aan te passen.’


Sylvia: “Tja, dan is het toch goed dat er af en toe wat gebeurt.”

‘Het model is geen invuloefening’

Annelies Barrett, senior adviseur/kolomvertegenwoordiger BZ bij LOCC
Onno Terpstra, lid Nazorgpool gemeente Amsterdam (onderdeel Projectmanagementbureau)

Kun je je als gemeente eigenlijk wel voorbereiden op de nafase? Wat kun je al oefenen en wat is daarbij van belang? Annelies Barrett en Onno Terpstra over modellen, bestuurlijke kaders en heel veel oefenen.

8_tweehesprek2.JPG

Annelies Barrett: “Na verschillende rampen, zoals de vuurwerkramp in Enschede, de cafebrand in Volendam, het neergestorte vliegtuig van Turkisch AIR en het schietdrama in Alpen aan den Rijn merkten we in Twente dat er een aantal thema’s steeds terugkwam in de nafase van een crisis. Denk aan informatievoorziening, monitoring en rouwverwerking. Daarop heeft het project GROOTer een model Plan van Aanpak Nafase ontwikkeld wat nu bij een crisis wordt ingezet. Het werkt.”

Onno Terpstra: “Dus je bent het eens met de stelling?”

Barrett: “Ja, ik wil wel de kanttekening maken dat elke gebeurtenis anders is. Je moet het model kunnen toepassen. En heel belangrijk: je moet bestuurlijke uitgangspunten hebben.”

Terpstra: “Wat bedoel je daar precies mee?”

Barrett: “Belangrijke voorwaarden moet je als gemeente met je beleids- of crisisteam bespreken en door hen laten accorderen. Als gemeente kun je namelijk tijdens een crisis ook gezien worden als verantwoordelijke. Dan wil je niet in de rol van organisator zitten.”

Terpstra: “Omdat je ook een belang hebt.”


‘Je systematiek kun je al oefenen.’


Barrett: “Precies. En de voorwaarden moet je per geval bekijken. Bij de ene crisis spelen weer andere bestuurlijke en politieke aspecten dan bij de andere. Hoe is dat bij jullie?”

Terpstra: “Ik ben nog maar net begonnen in deze functie, maar wij hebben in Amsterdam een draaiboek waarin verschillende scenario’s zijn beschreven en we hebben een ervaren team. Het plan van aanpak maken we pas tijdens de warme fase. Je weet van tevoren niet wat de meest belangrijke issues zijn.”

Barrett: “Klopt. Maar je systematiek kun je al oefenen.”

Terpstra: “Ja, laatst hebben we een crisis helemaal gesimuleerd aan de hand van het draaiboek. We hebben een plan van aanpak gemaakt, ervaringen uitgewisseld. Dat was heel nuttig. We zijn in Amsterdam wel goed voorbereid.”


‘Het plan van aanpak maken
we pas tijdens de warme fase.’


Barrett: “Ja, droog oefenen. Daar kom je een heel eind mee. Het model is geen invuloefening, maar je moet ervan kunnen leren en het kunnen toepassen.”

‘Wees niet bang om buiten de standaard te denken’

Larissa Zijm, Bevolkingszorg Kennemerland
Karina Kempkes, gemeente Ede

De nafase ligt in handen van de gemeentelijke organisatie. Maar kan een projectteam nafase bestaan uit louter gemeentelijke functionarissen?

8_tweegesprek3.JPG

Karina Kempkes: “Het is wel een valkuil om alles zelf te willen doen. Daarnaast hebben we als ambtenaren sterk de neiging om in regels te denken. Die bureaucratie zit gewoon in onze genen.”

Larissa Zijm: “Terwijl het juist zo goed is om experts van buiten erbij te betrekken. Wellicht niet in het kernteam, maar zeker wel in de projectorganisatie die je daaronder samenstelt.”


‘Het is onmogelijk om
al die expertise in huis te hebben.’


Kempkes: “Ja, ik denk dat dit zeker geldt voor kleinere gemeenten. Het is namelijk onmogelijk om al die expertise in huis te hebben. En je moet je eigen mensen vooral laten doen waar ze goed in zijn; laat ze zo dicht mogelijk bij hun eigen praktijk blijven.”

Zijm: “Tegelijkertijd moet je zorgen dat je geen taken op je neemt die niet bij je horen. Zo hoorde ik over een verzekeraar die wilde dat de gemeente de schadeformulieren innam. Die verantwoordelijkheid is bij hen gelaten.”

Kempkes: “Er wordt snel naar de gemeente gekeken. En voordat je het weet ben je partij. Dit geeft weer heel andere complicaties. Aan de andere kant: out of the box kunnen denken is heel belangrijk in de nazorg. Je moet niet te bang zijn om buiten de standaard routes te denken.”

Zijl: “Inderdaad. En richt je blik naar buiten. Kijk wie je erbij kunt betrekken. Je hoeft niet alles zelf te doen.”


‘Tegelijkertijd moet je zorgen dat je
geen taken op je neemt die niet bij je horen.’


Kempkes: “De gemeenschap laat zich in zo’n situatie vaak van z’n beste kant zien, die krachten moet je inzetten. Het is natuurlijk wel belangrijk dat je contacten goed zijn. Daar moet je iedere dag in investeren.”

Preparatie Nafase | Landelijke thenedag | 15 december 2016